Para compreendermos a importância da gestão de processos contábeis em uma empresa, vamos começar indo direto ao assunto. Ou melhor, vamos direto ao produto final.
Imagine sua empresa, a cada três meses ou um ano, ter todos os seus demonstrativos contábeis prontos na semana subsequente ao fim do período. Imagine que o grau de precisão na gestão de processos contábeis seja tal, que não restem reparos a fazer nesses demonstrativos.
Pense numa realidade em que sua empresa é 100% proficiente em seus controles tributários, fiscais e trabalhistas, de modo a não deixar brechas para a ocorrência de débitos em aberto com a União ou ações na Justiça do Trabalho.
Imagine sua empresa iniciando o ano com o planejamento orçamentário pronto, capaz de oferecer um mapa seguro do caminho a percorrer nas finanças. Pense numa rotina contábil limpa e ágil, com alto grau de automação.
Bem-vindo à gestão de processos contábeis
Pois essa realidade colorida é produto de uma boa gestão de processos contábeis. Resta esclarecer o que são processos contábeis e o que é a gestão desses processos, correto?
Em primeiro lugar, precisamos compreender o que é o processo dentro de uma organização. Na verdade, uma organização se assemelha muito ao organismo humano. Você já reparou que o corpo humano é um conjunto de sistemas, cujo bom funcionamento é essencial para que o corpo seja saudável?
Você tem o sistema endócrino, tem o sistema respiratório, circulatório, linfático, nervoso, gástrico, etc. Repare que esses sistemas são compostos por funções sequenciais, não é assim? No sistema gástrico, o alimento é mastigado, engolido e vai passando por várias etapas até se tornar nutriente.
Assim são os processos de negócios, inclusive os contábeis. Quando você faz uma venda, seu sistema emite uma Nota Fiscal, que é arquivada no próprio sistema. Que gera uma entrada de caixa ou contas a receber, que vai compor seus relatórios de controle. Essa venda gerará um direito, que pode ser caixa, conta movimento ou duplicatas a receber. Isso é refletido contabilmente por meio da escrituração, que alimentará os seus demonstrativos contábeis.
O que seria então a gestão de processos contábeis? Ora, é como sua empresa lida com esses processos. A boa gestão é aquela que segue os parâmetros BPM (Business Process Management), que consiste na leitura e aperfeiçoamento contínuo, buscando sempre alinhar as características do processo às diretrizes da empresa (redução de custos, agilidade, aumento da lucratividade, inteligência financeira, etc).
Em outras palavras, a gestão por processos pode ser representada pela figura de um aprendizado contínuo sobre si mesmo.
TI, automação, integração e outsourcing contábil
Os caminhos para uma boa gestão de processos contábeis são conhecidos. A combinação de TI e automação já é um conceito consolidado na sociedade. Os benefícios também são reconhecidos: eficiência, redução de custos, agilidade, maior capacidade de planejamento financeiro, etc.
A integração contábil é uma realidade cada vez mais próxima de caminhar para a universalização dentro do ambiente empresarial, já que se tornou óbvio, pelo menos para as empresas que terceirizam sua contabilidade. Consiste na integração de sistemas da empresa com os do escritório de contabilidade, garantindo a migração automática de dados, documentos e relatórios.
E falando em terceirização, o outsourcing é o caminho mais fácil para alcançar uma boa gestão de processos contábeis. Se, claro, a escolha do escritório contábil for bem feita, tendo como eleito um prestador de serviço que domine os mecanismos para uma gestão de processos ágil, barata e eficiente.
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